‘Nieuw informatiesysteem AFAS zal tevredenheid én weerstand opleveren’

Voor die weerstand hoeven we niet ver terug in het verleden. In september 2020 kopte de UKrant, het redactioneel onafhankelijke nieuwsmedium van de Rijksuniversiteit Groningen: “Hoe AFAS vooral chaos bracht – 10,6 miljoen aan frustratie”. Groningen ging als eerste over naar het softwaresysteem en dat ging bepaald niet zonder slag of stoot. Inmiddels zijn meer hoger onderwijsinstellingen ‘over’, bijvoorbeeld de Universiteit Twente, Hanze hogeschool of hogeschool Stenden. Die lijken met de aanbieder te hebben geleerd van de chaos in Groningen: zo verloopt de introductie van het softwarepakket in Enschede relatief soepel.

Eind aan organisatorische rompslomp

Paul Keuters kent de casus uit Groningen en wil voorkomen dat Saxion in dezelfde chaos terecht komt. “Het scheelt dat we niet de eerste instelling zijn die het pakket gaat gebruiken”, zegt hij. “Daarbij ben ik, mede op basis van de aanbesteding, overtuigd dat AFAS een goede oplossing is voor deze hogeschool. We willen een slagvaardigere organisatie bouwen, en daar past  een nieuw bedrijfsinformatiesysteem bij. Eén systeem en werkwijze die voor iedereen gelijk is op Saxion, zodat je gemakkelijk informatie en mensen kunt uitwisselen. Wil je bijvoorbeeld nu iemand intern detacheren, dan geeft dat een organisatorische rompslomp. Met AFAS moet dat verleden tijd zijn: een intuïtief systeem dat voor iedereen hetzelfde werkt.”

Er zijn lessen geleerd uit Groningen. Geen ‘big bang’, zoals in Groningen, waar alles in één keer overging op AFAS bijvoorbeeld. “We kiezen bewust voor een rustigere overgang”, aldus Keuters. “En we betrekken de organisatie: in projectgroepen testen we de software voordat we overstappen en we leiden mensen op. In het eerste kwartaal van 2022 moeten financiën, inkoop en de projectadministratie over, daarna HR en salarisadministratie. Dat zal 2023 worden.”

Gebruiksgemak en gemopper

En wat levert de overgang nu op? Keuters: “Op de eerste plaats gebruiksgemak en efficiëntie, we hebben één centraal systeem nodig waar we onze processen in verwerken. Voor de gebruikers wordt het ook gemakkelijker en duidelijker. Het dashboard is intuïtief en er is een uitstekende app, waarmee je ook op je telefoon alles kunt regelen.”

Maar, en daar is Keuters zich van bewust, weerstand zal er ook komen. “Bij dit soort nieuwe applicaties zijn er altijd mensen die zeggen: maak voor mij een uitzondering. Daarom gaf ik het college van bestuur het advies: hou de rug recht, blijf in gesprek en betref medewerkers. We moeten zoveel mogelijk gebruikmaken van standaardprocedures en uitzonderingen alleen toestaan als die aantoonbaar waarde toevoegen voor Saxion. Want alleen dan maken we de efficiëntieslag. Ja, de werkwijze verandert voor veel collega’s. Dat is niet altijd prettig en kan onzekerheid, klachten en gemopper oproepen, maar uiteindelijk levert het makkelijker en leuker werk op. Dus blijf vasthoudend. Want alleen dan biedt AFAS wat het in zich heeft.”