‘Nieuw informatiesysteem AFAS zal tevredenheid én weerstand opleveren’
Uren bijhouden, onkosten declareren of bestellingen plaatsen – richting 2023 gaat dat via één systeem: AFAS Software. Die vervangt de losstaande applicaties Coda, YouForce, Gemal en Proquro. Volgens projectleider Paul Keuters is het vervangen van de applicaties een ‘enorme operatie’, maar wel één die de organisatie slagvaardiger zal maken. Hij geeft alvast een winstwaarschuwing af: “Naast tevredenheid over de gebruiksvriendelijkheid leert de ervaring dat er ook weerstand komt.”
Voor die weerstand hoeven we niet ver terug in het verleden. In september 2020 kopte de UKrant, het redactioneel onafhankelijke nieuwsmedium van de Rijksuniversiteit Groningen: “Hoe AFAS vooral chaos bracht – 10,6 miljoen aan frustratie”. Groningen ging als eerste over naar het softwaresysteem en dat ging bepaald niet zonder slag of stoot. Inmiddels zijn meer hoger onderwijsinstellingen ‘over’, bijvoorbeeld de Universiteit Twente, Hanze hogeschool of hogeschool Stenden. Die lijken met de aanbieder te hebben geleerd van de chaos in Groningen: zo verloopt de introductie van het softwarepakket in Enschede relatief soepel.
Eind aan organisatorische rompslomp
Paul Keuters kent de casus uit Groningen en wil voorkomen dat Saxion in dezelfde chaos terecht komt. “Het scheelt dat we niet de eerste instelling zijn die het pakket gaat gebruiken”, zegt hij. “Daarbij ben ik, mede op basis van de aanbesteding, overtuigd dat AFAS een goede oplossing is voor deze hogeschool. We willen een slagvaardigere organisatie bouwen, en daar past een nieuw bedrijfsinformatiesysteem bij. Eén systeem en werkwijze die voor iedereen gelijk is op Saxion, zodat je gemakkelijk informatie en mensen kunt uitwisselen. Wil je bijvoorbeeld nu iemand intern detacheren, dan geeft dat een organisatorische rompslomp. Met AFAS moet dat verleden tijd zijn: een intuïtief systeem dat voor iedereen hetzelfde werkt.”
Er zijn lessen geleerd uit Groningen. Geen ‘big bang’, zoals in Groningen, waar alles in één keer overging op AFAS bijvoorbeeld. “We kiezen bewust voor een rustigere overgang”, aldus Keuters. “En we betrekken de organisatie: in projectgroepen testen we de software voordat we overstappen en we leiden mensen op. In het eerste kwartaal van 2022 moeten financiën, inkoop en de projectadministratie over, daarna HR en salarisadministratie. Dat zal 2023 worden.”
Gebruiksgemak en gemopper
En wat levert de overgang nu op? Keuters: “Op de eerste plaats gebruiksgemak en efficiëntie, we hebben één centraal systeem nodig waar we onze processen in verwerken. Voor de gebruikers wordt het ook gemakkelijker en duidelijker. Het dashboard is intuïtief en er is een uitstekende app, waarmee je ook op je telefoon alles kunt regelen.”
Maar, en daar is Keuters zich van bewust, weerstand zal er ook komen. “Bij dit soort nieuwe applicaties zijn er altijd mensen die zeggen: maak voor mij een uitzondering. Daarom gaf ik het college van bestuur het advies: hou de rug recht, blijf in gesprek en betref medewerkers. We moeten zoveel mogelijk gebruikmaken van standaardprocedures en uitzonderingen alleen toestaan als die aantoonbaar waarde toevoegen voor Saxion. Want alleen dan maken we de efficiëntieslag. Ja, de werkwijze verandert voor veel collega’s. Dat is niet altijd prettig en kan onzekerheid, klachten en gemopper oproepen, maar uiteindelijk levert het makkelijker en leuker werk op. Dus blijf vasthoudend. Want alleen dan biedt AFAS wat het in zich heeft.”
Gerelateerde artikelen
Afscheidsinterview Willem van Oosterom: tot op het allerlaatst les ‘met het zweet onder de oksels’
Willem is cabaret, zegt een collega. Willem is een ‘legend’, zeggen een aantal van zijn studenten online. Willem heeft als docent bijna veertig jaar topsport bedreven, zegt een van zijn beste vrienden. Hoe het ook zij: na 38 jaar op Saxion gaat docent Willem van Oosterom (SCE) met pensioen.
Facility Management bestaat 50 jaar: ‘Wij waren de eerste met deze opleiding’
Wat in 1976 ooit begon als Toegepaste Huishoudwetenschappen groeide in 50 jaar door naar Facility Management. Dus viert de opleiding dit jaar een feestje, maar wel op een manier ‘die past bij een ‘tijd vol bezuinigingen’. In die 50 jaar veranderde een hoop voor de opleiding en haar studenten, zegt opleidingsmanager Dicky van der Plas. “Toen we hier mee begonnen waren er nog helemaal geen computers.”
Opinie: Waardering voor het mooie beroepsonderwijs
De zure reacties op het kabinetsvoornemen een doctorsgraad te kunnen halen op het hbo raken lector Human Capital Stephan Corporaal, schrijft hij in deze ingezonden opinie. Hij vindt dat de afgelopen jaren hard is gewerkt aan breed beroepsonderwijs dat waardering verdient.