‘Nieuw informatiesysteem AFAS zal tevredenheid én weerstand opleveren’
Uren bijhouden, onkosten declareren of bestellingen plaatsen – richting 2023 gaat dat via één systeem: AFAS Software. Die vervangt de losstaande applicaties Coda, YouForce, Gemal en Proquro. Volgens projectleider Paul Keuters is het vervangen van de applicaties een ‘enorme operatie’, maar wel één die de organisatie slagvaardiger zal maken. Hij geeft alvast een winstwaarschuwing af: “Naast tevredenheid over de gebruiksvriendelijkheid leert de ervaring dat er ook weerstand komt.”
Voor die weerstand hoeven we niet ver terug in het verleden. In september 2020 kopte de UKrant, het redactioneel onafhankelijke nieuwsmedium van de Rijksuniversiteit Groningen: “Hoe AFAS vooral chaos bracht – 10,6 miljoen aan frustratie”. Groningen ging als eerste over naar het softwaresysteem en dat ging bepaald niet zonder slag of stoot. Inmiddels zijn meer hoger onderwijsinstellingen ‘over’, bijvoorbeeld de Universiteit Twente, Hanze hogeschool of hogeschool Stenden. Die lijken met de aanbieder te hebben geleerd van de chaos in Groningen: zo verloopt de introductie van het softwarepakket in Enschede relatief soepel.
Eind aan organisatorische rompslomp
Paul Keuters kent de casus uit Groningen en wil voorkomen dat Saxion in dezelfde chaos terecht komt. “Het scheelt dat we niet de eerste instelling zijn die het pakket gaat gebruiken”, zegt hij. “Daarbij ben ik, mede op basis van de aanbesteding, overtuigd dat AFAS een goede oplossing is voor deze hogeschool. We willen een slagvaardigere organisatie bouwen, en daar past een nieuw bedrijfsinformatiesysteem bij. Eén systeem en werkwijze die voor iedereen gelijk is op Saxion, zodat je gemakkelijk informatie en mensen kunt uitwisselen. Wil je bijvoorbeeld nu iemand intern detacheren, dan geeft dat een organisatorische rompslomp. Met AFAS moet dat verleden tijd zijn: een intuïtief systeem dat voor iedereen hetzelfde werkt.”
Er zijn lessen geleerd uit Groningen. Geen ‘big bang’, zoals in Groningen, waar alles in één keer overging op AFAS bijvoorbeeld. “We kiezen bewust voor een rustigere overgang”, aldus Keuters. “En we betrekken de organisatie: in projectgroepen testen we de software voordat we overstappen en we leiden mensen op. In het eerste kwartaal van 2022 moeten financiën, inkoop en de projectadministratie over, daarna HR en salarisadministratie. Dat zal 2023 worden.”
Gebruiksgemak en gemopper
En wat levert de overgang nu op? Keuters: “Op de eerste plaats gebruiksgemak en efficiëntie, we hebben één centraal systeem nodig waar we onze processen in verwerken. Voor de gebruikers wordt het ook gemakkelijker en duidelijker. Het dashboard is intuïtief en er is een uitstekende app, waarmee je ook op je telefoon alles kunt regelen.”
Maar, en daar is Keuters zich van bewust, weerstand zal er ook komen. “Bij dit soort nieuwe applicaties zijn er altijd mensen die zeggen: maak voor mij een uitzondering. Daarom gaf ik het college van bestuur het advies: hou de rug recht, blijf in gesprek en betref medewerkers. We moeten zoveel mogelijk gebruikmaken van standaardprocedures en uitzonderingen alleen toestaan als die aantoonbaar waarde toevoegen voor Saxion. Want alleen dan maken we de efficiëntieslag. Ja, de werkwijze verandert voor veel collega’s. Dat is niet altijd prettig en kan onzekerheid, klachten en gemopper oproepen, maar uiteindelijk levert het makkelijker en leuker werk op. Dus blijf vasthoudend. Want alleen dan biedt AFAS wat het in zich heeft.”
Gerelateerde artikelen
Kinderen uit groep 4 tekenen monsters voor spellen van CMGT-studenten: “Monster Home, dat ben ik gewoon”
Goudeerlijke feedback op je werk krijgen van achtjarigen in plaats van docenten, voor tweedejaars van CMGT was dat de realiteit. Leerlingen uit groep 4 tekenden monsters die de studenten gebruikten in door hun ontworpen videospellen. Ook in het ontwerpproces mochten de kinderen meepraten. “Een meisje vond haar zelfgetekende monster er toch wel heel eng uitzien in ons ontwerp.”
Hoe student Miguel illegaal werd, toen weer legaal, slaagde én mislukte, maar straks toch weg moet
Het wonderlijke verhaal van de Colombiaanse Toegepaste Psychologiestudent Miguel (22), die van illegaal tot legaal werd, weg moest en toch mocht blijven, die slaagde en toch ook weer faalde. “Ik zal een weg vinden om mijn studie hier af te ronden.”
Diversity Officer verdwijnt: “Maar dit is juist een volgende stap”
In de nieuwe organisatie is geen plaats meer voor het Diversity Office in zijn huidige vorm: de functie van Diversity Officer is opgeheven. Dat is ‘opvallend waar het gaat om de ambities van Saxion’ én levert zorgen op. “Is er straks nog wel een centraal aanspreekpunt op dit vlak?”