AMA kende ‘negatieve en onveilige cultuur’, hersteloperatie ingezet

Het is al langer onrustig binnen de AMA. Interim-directeur Van Keulen kreeg van het college van bestuur de opdracht uit te zoeken hoe de rust terug te brengen was en het vertrouwen te herstellen. Directe aanleiding was de onrust die ontstond na de afhandeling van het medewerkers-tevredenheidsonderzoek en de manier waarop managers waren aangesteld, zegt bestuurder Timo Kos. De bevindingen van Van Keulen zijn heftig, vooral op het gebied van sociale veiligheid: roddelen, eilandvorming, weinig waardering en onveiligheidsgevoelens. Dat onderkent Kos. “Dit wil je niet als verantwoordelijke. Dat is de reden om een stevige ingreep te doen.” 

Toch maakt hij, net als Van Keulen in zijn rapportage, ook een nuance. “Het advies beschrijft wat er niet goed gaat binnen de AMA, maar er gaat ook heel veel wel goed. De opleidingen staan er goed voor, studentenaantallen groeien, financieel is de boel op orde en het onderzoek gaat ook goed. In dit geval was de vraag echter vooral te kijken waar het beter kan. Het is een onrustige tijd geweest binnen de AMA en er broeide wel wat, al kan ik me voorstellen dat sommige medewerkers ook schrikken van wat nu aan het licht komt.” 

Ombudsfunctionaris

Ondertussen hebben één of meer medewerkers van de AMA een klacht ingediend bij de ombudsfunctionaris. Het CvB heeft de ombudsfunctionaris gevraagd een onafhankelijk onderzoek uit te voeren. Die schakelde daarvoor organisatieadviesbureau Berenschot in. Dat bedrijf heeft inmiddels een rapport uitgebracht, een beslissing op basis van dat rapport door het CvB hangt momenteel in de lucht. Kos wil niet ingaan op de aard van de klacht en de indiener(s). “Dat is vertrouwelijk.” Communicatie over de klacht zal volgens hem direct met belanghebbenden plaatshebben.

Ook het rapport dat Van Keulen opstelde is uit privacy-overwegingen vertrouwelijk verklaard. Zelf wil hij  geen toelichting geven, laat Van Keulen via Teams weten. ‘Als interimmer is het niet mijn gewoonte om interviews te geven binnen de organisatie waarin ik gewerkt heb.’ Uit een powerpoint met de belangrijkste punten die hij presenteerde binnen de AMA, wordt wel veel duidelijk. Hij begint nog met een disclaimer: ‘Er gaat natuurlijk ook veel goed en er is veel om bij de AMA trots op te zijn!’.   

Zijn bevindingen variëren vervolgens van een negatieve cultuur tot een geschaad vertrouwen in het management, een niet transparante organisatie, tot een te grote ‘span of control’ van teamleiders – die te veel mensen onder zich hadden, tot de verhoudingen tussen de opleidingscommissie en de curriculumcommissies. 

Familiecultuur

Volgens Kos gaat het om zaken op het vlak van organisatiehygiëne (hoe zijn de organisatorische zaken geregeld) en aan de cultuurkant. “Daarbij gaat het ook om hoe je elkaar aanspreekt. Binnen de AMA heerst een familiecultuur; met de sterke punten die daarbij horen, zoals loyaliteit, positiviteit, zorg voor elkaar en inzet, maar ook met roddelen en eilandvorming. Op dit soort zaken moet je heel alert zijn.” Met name de afwikkeling van het medewerkers-tevredenheidsonderzoek heeft volgens hem ‘de zaak doen’ overlopen.

Recent is voormalig Kamerlid Keklik Yücel aangesteld als nieuwe directeur van de AMA. Zij wist van de situatie binnen de academie toen ze werd aangesteld. Voor haar ligt een ‘enorme en vooral mooie bouwopdracht’, zo ziet ze het. Die opdracht is tweeledig: er moet een nieuwe organisatiestructuur komen en andere cultuur, waarin werknemers zich gewaardeerd en veilig voelen. Tegelijkertijd is Yücel terughoudend in het geven van een oordeel over de situatie binnen de academie. “Ik kan alleen iets zeggen over de periode waarin ik binnen ben: over wat ik nu hoor, zie en in het advies heb gelezen.”

Het beoordelen van haar voorgangers is niet aan haar, zegt ze. Ook zij benadrukt wat er allemaal wel goed gaat binnen de academie, ze wijst bijvoorbeeld op de goede resultaten in de laatste Nationale Studentenenquete (NSE). “Er is hier een fundament waar je U tegen zegt, op het gebied van kennis, kunde en commitment. Daardoor is er ook tijdens de coronaperiode zo hard doorgewerkt en dat heeft de prestaties gebracht voor onze studenten waar we trots op zijn.”

Tegelijkertijd is de academie enorm gegroeid. “De managementstructuur en organisatiestructuur zijn niet meegegroeid. Die waren er niet op toegerust medewerkers de aandacht te geven die ze verdienden. Dat leidde bijvoorbeeld ook tot een enorme werkdruk.”

Daarom komt er nu een nieuwe organisatiestructuur, met heldere formele afspraken, zegt ze. Een directeur, daaronder twee managers, daaronder de teamleiders. Die managers en teamleiders (1 interim en 6 vacatures) moeten nog worden aangesteld. Zowel academieraad als CvB stemden onlangs in met die plannen.

Cultuur

Daarnaast gaat ze met de medewerkers in gesprek over de ‘cultuurkant’, en wordt ook op dat vlak opnieuw geijkt. “Uiteindelijk moet er natuurlijk iemand de knopen doorhakken, maar dat proces wil ik in het najaar samen met de teams doen. Hoe willen we met elkaar omgaan? Ik heb daar zelf wel gedachten over. Transparant, gelijkwaardig, professioneel met een gezamenlijk kompas. Fouten maken mag, maar wel in een professionele context waarin we samen doorontwikkelen. Ik ben voornemens daar flink mijn schouders onder te zetten. Goed werkgeverschap is voor mij ontzettend belangrijk.”

Van de inhoud van de klacht bij de ombudsfunctionaris en wie die indiende, zegt ze niet op de hoogte te zijn. Omdat het om een onafhankelijk onderzoek gaat, ligt die verantwoordelijk bij het CvB. Kos kan nog niet aangeven wanneer er beslissingen worden genomen op basis van dat onderzoek. “De belangen van direct betrokkenen zijn groot, dus we moeten dat zorgvuldig doen."

Onzekerheid

Op de vraag of momenteel iedereen zich binnen de AMA wel veilig voelt, antwoordt hij. “Ik denk niet dat iedereen zich veilig voelt. Onzekerheid kan tot gevoelens van onveiligheid leiden, wat weer kan leiden tot gevoelens van angst. Bovendien verander je een cultuur niet zomaar even. Dit is iets wat je met elkaar doet, de eerste stappen zijn gezet. Voor mij als bestuurder is de vraag ook nog belangrijk: waarom wist ik dit niet?”

Het CvB wil ook weten hoe de bevindingen en lessen van Van Keulen kunnen worden vertaald naar de hele organisatie en de andere academies. Die krijgt daarom een vervolgopdracht om een Saxion-brede analyse te maken en advies uit te brengen voor een eenduidige organisatiestructuur voor academies. Daarbij gaat het vooral ook om de verhoudingen tussen de (decentrale) medezeggenschapsorganen als opleidingscommissies, examencommissies en academieraden en bijvoorbeeld de curriculum-commissies. Kos: “Een deel van de bevindingen is specifiek voor de AMA, maar tegelijkertijd willen we ook breder kijken hoe de inrichting van de academies beter kan.”