Stroom klachten inschrijving 3S droogt op door nieuwe methode: van 200 mails naar 10

Danique Koekoek doet het Smart Solutions Semester door omstandigheden opnieuw. Vorig jaar had ze niet het project van haar keus, maar nu staat ze ingeschreven bij haar derde keus. Danique is heel tevreden met hoe het inschrijven is verlopen. ‘’Via een enquête moest je voor 10 januari je tien voorkeuren en ook drie projecten waar je niet in wilde doorgeven. Daarnaast moest je ook nog je eigen opleiding, je leerdoelen en met welke andere studies je graag wilde samenwerken invullen.’’

Marnieke Haaksema is projectleider Market & Matching bij het Smart Solutions Semester en zegt dat ze heel tevreden is over de nieuwe manier van inschrijven. ‘’Wat ons betreft is het goed verlopen, maar uiteindelijk gaan de studenten over dat oordeel.” De afgelopen twee jaren schreven studenten zich in via Bison en via Qualtrics laten inschrijven voor projecten, maar dit werkte niet, zegt ze ook.  “De twee systemen zijn daar niet voor ontwikkeld. Dat wisten wij ook wel, maar we hadden geen alternatief. Voor dit semester hebben we een enquête gemaakt en een aantal vakdocenten hebben een algoritme ontwikkeld waardoor het inschrijven beter verliep.’’

Uiteindelijk heeft dit algoritme (waar de resultaten van de enquête in gezet zijn) bepaalt wat de meest optimale verdeling is. Die is handmatig nog eens nagelopen en daarbij zijn een paar wissels gemaakt, zodat sommige studenten een betere uitkomst kregen, bijvoorbeeld de Engelssprekende studenten.  “We hebben ervoor gezorgd dat zij samen met nog een Engelssprekende student in een projectteam komen’’, zegt Haaksema.

Door het gebruik van dit algoritme is ruim drie kwart van de studenten ingedeeld in hun eerste, tweede of derde voorkeurproject. ‘’Dat was ons nooit gelukt met het first come, first serve principe van de eerdere systemen en die het aantal studenten dat tegelijkertijd wilde inschrijven ook niet goed aankonden. Vorig semester hebben we tweehonderd klachten of vragen van studenten ontvangen en nu hebben we maar zo’n tien e-mails gehad.’’

No time

Een van die tien mailtjes was van Danique. ‘’Wat wel raar was, was dat één project niet in de enquête werd weergeven. Ik heb toen gelijk een mailtje gestuurd want ik wilde dit project wel echt in mijn top tien zetten.” Daar kreeg ze snel een reactie op. “Binnen no time stond het project in de lijst. Bij mij ging het inschrijven goed en ik ben blij met het project dat ik heb gekregen. Ze hebben volgens mij echt gekeken naar wat je wilde leren.’’

Ze verwacht dat de motivatie bij studenten omhooggaat, nu ze veel vaker uitkomen in een project uit hun eigen top tien. “Het afgelopen semester zat niemand in mijn groep bij het project van zijn keus. Als je een project krijgt dat je meer interesseert, denk ik dat dit voor een betere motivatie kan zorgen.’’ Marnieke Haaksema is het daarmee eens. ‘’Als je inhoudelijk een onderwerp interessant vindt ben je gemotiveerder om ermee aan de slag te gaan.’’