Evaluatie; Invoering AFAS kostte drie miljoen meer dan begroot
De invoering van AFAS ging zo’n drie miljoen over het goedgekeurde budget van zes miljoen euro, de extra benodigde tijd om live te gaan was beperkt en er is nauwelijks aan risicomanagement gedaan. Dat blijkt uit een externe evaluatie van de implementatie van AFAS. “Gedurende het project heeft de organisatie veel druk ervaren en grote inzet geleverd, leidend tot uitval en verloop.”
Alleen de managementsamenvatting van de evaluatie door consultancybureau KPMG is openbaar gemaakt door het college van bestuur, omdat in het volledige rapport oordelen tot personen herleidbaar zijn. De samenvatting wordt woensdag besproken met de centrale medezeggenschap.
KPMG schrijft dat er een ‘informele projectsturing’ was, en dat er geen goede sturing was op het budget. Saxion koos met de invoering van AFAS voor een project dat niet alleen de implementatie van de bedrijfssoftware behelsde, maar koos ook voor het optimaliseren van bedrijfsvoerings-processen. “Theoretisch kan dit werken, maar praktisch vergt dit uitgebreide voorbereiding en dijkbewaking.”
Professionele cultuur
De evaluatie roemt de inzet en het doorzettingsvermogen van de medewerkers van Saxion, maar wijst tegelijk naar professionele cultuur, waar wel wat op aan te merken is. “Saxion heeft veel betrokken medewerkers. Desalniettemin hebben medewerkers in alle lagen van het project gedrag vertoond dat niet overeenkomt met professionele standaarden”, schrijft KPMG. Het advies is om de helderheid over de vigerende kaders van het werk te vergroten, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid.
Collegevoorzitter Anka Mulder kondigde een jaar geleden aan dat een externe consultant onderzoek zou gaan doen naar wat er niet goed ging bij de implementatie van AFAS. Want daar waren flink wat problemen mee, die Mulder noopten om toenmalig bestuurder Jan-Willem Meinsma van het project af te halen, de Raad van Toezicht te informeren over de problematiek en het project onafhankelijk te laten evalueren.
KPMG interviewde meer dan dertig medewerkers die bij de implementatie van AFAS betrokken waren, analyseerde 27 vastleggingen van stuurgroep-overleg, 26 specifieke documenten en een uittreksel van CvB-notulen. Doel van de evaluatie is om aanbevelingen te geven voor toekomstige projecten, niet op het beoordelen van persoonlijk functioneren.
Gerelateerde artikelen
Alledaags Saxion
Studentfotograaf Maureen Poth komt op verschillende plekken afval tegen. Bij deze kluisjes, in een gang waar heel wat studenten en medewerkers langs lopen, bleef ze staan. Vanwege de tegenstelling: waar er normaal spullen van waarde in een kluisje zitten, zag ze hier juist afgedankte verpakkingen.
Column: Toondoof
“Fijn hè, vakbonden?” Dat sneerde collega B. sarcastisch toen hij zag dat de bonden inzetten op zes procent salarisstijging bij de komende cao-onderhandelingen. Nu is collega B. niet bepaald een vriend van de vakbond - u kent het type wel: Rotary-lid, platinablonde vrouw, valt minstens eens per jaar ongenadig hard van zijn te dure racefiets -, maar helemáál nergens sloeg zijn opmerking ook weer niet op.
Column: Tweedehands denkers
In de eerste lesweek na de zomervakantie zat ik op de zesde verdieping van het Epy Drost-gebouw in Enschede. Ik hoorde een groepje nieuwe eerstejaars bezig met dezelfde kick-off-opdracht die ik vorig jaar ook moest doen. Toen zei één van de studenten: “Oh ja, dáág, die briefing ga ik niet zelf lezen. Ik gooi ’m wel even in ChatGPT.”