Evaluatie; Invoering AFAS kostte drie miljoen meer dan begroot
De invoering van AFAS ging zo’n drie miljoen over het goedgekeurde budget van zes miljoen euro, de extra benodigde tijd om live te gaan was beperkt en er is nauwelijks aan risicomanagement gedaan. Dat blijkt uit een externe evaluatie van de implementatie van AFAS. “Gedurende het project heeft de organisatie veel druk ervaren en grote inzet geleverd, leidend tot uitval en verloop.”
Alleen de managementsamenvatting van de evaluatie door consultancybureau KPMG is openbaar gemaakt door het college van bestuur, omdat in het volledige rapport oordelen tot personen herleidbaar zijn. De samenvatting wordt woensdag besproken met de centrale medezeggenschap.
KPMG schrijft dat er een ‘informele projectsturing’ was, en dat er geen goede sturing was op het budget. Saxion koos met de invoering van AFAS voor een project dat niet alleen de implementatie van de bedrijfssoftware behelsde, maar koos ook voor het optimaliseren van bedrijfsvoerings-processen. “Theoretisch kan dit werken, maar praktisch vergt dit uitgebreide voorbereiding en dijkbewaking.”
Professionele cultuur
De evaluatie roemt de inzet en het doorzettingsvermogen van de medewerkers van Saxion, maar wijst tegelijk naar professionele cultuur, waar wel wat op aan te merken is. “Saxion heeft veel betrokken medewerkers. Desalniettemin hebben medewerkers in alle lagen van het project gedrag vertoond dat niet overeenkomt met professionele standaarden”, schrijft KPMG. Het advies is om de helderheid over de vigerende kaders van het werk te vergroten, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid.
Collegevoorzitter Anka Mulder kondigde een jaar geleden aan dat een externe consultant onderzoek zou gaan doen naar wat er niet goed ging bij de implementatie van AFAS. Want daar waren flink wat problemen mee, die Mulder noopten om toenmalig bestuurder Jan-Willem Meinsma van het project af te halen, de Raad van Toezicht te informeren over de problematiek en het project onafhankelijk te laten evalueren.
KPMG interviewde meer dan dertig medewerkers die bij de implementatie van AFAS betrokken waren, analyseerde 27 vastleggingen van stuurgroep-overleg, 26 specifieke documenten en een uittreksel van CvB-notulen. Doel van de evaluatie is om aanbevelingen te geven voor toekomstige projecten, niet op het beoordelen van persoonlijk functioneren.
Gerelateerde artikelen
In het hok: studievereniging Watt
In deze aflevering van ‘In Het Hok’ krijgen we een exclusief kijkje in het hok van studievereniging Watt. In dat hok wordt ontstresst, komt een zelfbenoemd ‘stelletje autisten’ bij elkaar, maar overheerst bovenal het gezinsgevoel. En dan is er nog de koffie. “We zetten hier de sterkste koffie van heel Saxion.”
Bestuur geeft eerste inkijk in nieuwe organisatie: hier kom je (mogelijk) te werken
Het college van bestuur bracht vanmiddag naar buiten hoe het de nieuwe organisatie van de hogeschool voor zich ziet. Het bestuur wil de opleidingen onderbrengen in zes grote academies met als werktitels Economie, Maatschappij, Gezondheid, Leefomgeving & Ruimte en Techniek. De Parttime School blijft een eigen academie. Er komen drie ondersteunende diensten: Informatie- en Facilitair Management, Onderwijs en Onderzoek en Bedrijfsvoering.
Vergoedingen studenten in medezeggenschap alsnog flink omhoog, afzonderlijk voorstel volgt voor studenten in OC's
Goed nieuws voor studenten in de medezeggenschap: de vergoeding voor hun werk op Saxion gaat fors omhoog. Die verdubbelt bijna. De centrale medezeggenschapsraad (CMR) stemde vanochtend in een teamsbespreking in met een nieuw voorstel van het college van bestuur (CvB) op dit vlak, nadat een eerder voorstel struikelde omdat de beloning van studenten in de opleidingscommissies (OC’s) niet was meegenomen. Op dat vlak volgden nog geen keiharde garanties, maar is er nu wel vertrouwen.