Evaluatie; Invoering AFAS kostte drie miljoen meer dan begroot
De invoering van AFAS ging zo’n drie miljoen over het goedgekeurde budget van zes miljoen euro, de extra benodigde tijd om live te gaan was beperkt en er is nauwelijks aan risicomanagement gedaan. Dat blijkt uit een externe evaluatie van de implementatie van AFAS. “Gedurende het project heeft de organisatie veel druk ervaren en grote inzet geleverd, leidend tot uitval en verloop.”
Alleen de managementsamenvatting van de evaluatie door consultancybureau KPMG is openbaar gemaakt door het college van bestuur, omdat in het volledige rapport oordelen tot personen herleidbaar zijn. De samenvatting wordt woensdag besproken met de centrale medezeggenschap.
KPMG schrijft dat er een ‘informele projectsturing’ was, en dat er geen goede sturing was op het budget. Saxion koos met de invoering van AFAS voor een project dat niet alleen de implementatie van de bedrijfssoftware behelsde, maar koos ook voor het optimaliseren van bedrijfsvoerings-processen. “Theoretisch kan dit werken, maar praktisch vergt dit uitgebreide voorbereiding en dijkbewaking.”
Professionele cultuur
De evaluatie roemt de inzet en het doorzettingsvermogen van de medewerkers van Saxion, maar wijst tegelijk naar professionele cultuur, waar wel wat op aan te merken is. “Saxion heeft veel betrokken medewerkers. Desalniettemin hebben medewerkers in alle lagen van het project gedrag vertoond dat niet overeenkomt met professionele standaarden”, schrijft KPMG. Het advies is om de helderheid over de vigerende kaders van het werk te vergroten, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid.
Collegevoorzitter Anka Mulder kondigde een jaar geleden aan dat een externe consultant onderzoek zou gaan doen naar wat er niet goed ging bij de implementatie van AFAS. Want daar waren flink wat problemen mee, die Mulder noopten om toenmalig bestuurder Jan-Willem Meinsma van het project af te halen, de Raad van Toezicht te informeren over de problematiek en het project onafhankelijk te laten evalueren.
KPMG interviewde meer dan dertig medewerkers die bij de implementatie van AFAS betrokken waren, analyseerde 27 vastleggingen van stuurgroep-overleg, 26 specifieke documenten en een uittreksel van CvB-notulen. Doel van de evaluatie is om aanbevelingen te geven voor toekomstige projecten, niet op het beoordelen van persoonlijk functioneren.
Gerelateerde artikelen
Horeca op Saxion sluit eerder door winterse omstandigheden, Spar dicht tot maandag
De horeca op alle locaties van Saxion sluit donderdag en vrijdag eerder wegens het winterse weer. Door de ijzige omstandigheden zijn er maar weinig mensen op Saxion, dus kiest cateraar Compass Group er voor om de deuren om 14.30 uur dicht te doen. De Spar is mede wegens leveringsproblemen zelfs helemaal gesloten tot maandag.
Column: IJsvrij
Ik denk dat ik het twee keer heb meegemaakt in mijn leven, dat ik met verkleumde handjes op school aankwam en daar bleek dat we ijsvrij kregen. Een magisch moment, ondanks dat je de tocht vanuit huis voor niets had gemaakt.
Code Oranje: In principe gaat onderwijs door, maar op locatie kom je maar weinig mensen tegen
Op papier gaat het Saxion onderwijs in principe gewoon door, ook met het extreme winterweer. Binnen die centrale lijn kunnen opleidingen wel zelf beslissen of ze hun lessen door laten gaan. In de praktijk blijkt bijvoorbeeld de locatie Deventer grotendeels uitgestorven.