Evaluatie; Invoering AFAS kostte drie miljoen meer dan begroot
De invoering van AFAS ging zo’n drie miljoen over het goedgekeurde budget van zes miljoen euro, de extra benodigde tijd om live te gaan was beperkt en er is nauwelijks aan risicomanagement gedaan. Dat blijkt uit een externe evaluatie van de implementatie van AFAS. “Gedurende het project heeft de organisatie veel druk ervaren en grote inzet geleverd, leidend tot uitval en verloop.”
Alleen de managementsamenvatting van de evaluatie door consultancybureau KPMG is openbaar gemaakt door het college van bestuur, omdat in het volledige rapport oordelen tot personen herleidbaar zijn. De samenvatting wordt woensdag besproken met de centrale medezeggenschap.
KPMG schrijft dat er een ‘informele projectsturing’ was, en dat er geen goede sturing was op het budget. Saxion koos met de invoering van AFAS voor een project dat niet alleen de implementatie van de bedrijfssoftware behelsde, maar koos ook voor het optimaliseren van bedrijfsvoerings-processen. “Theoretisch kan dit werken, maar praktisch vergt dit uitgebreide voorbereiding en dijkbewaking.”
Professionele cultuur
De evaluatie roemt de inzet en het doorzettingsvermogen van de medewerkers van Saxion, maar wijst tegelijk naar professionele cultuur, waar wel wat op aan te merken is. “Saxion heeft veel betrokken medewerkers. Desalniettemin hebben medewerkers in alle lagen van het project gedrag vertoond dat niet overeenkomt met professionele standaarden”, schrijft KPMG. Het advies is om de helderheid over de vigerende kaders van het werk te vergroten, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid.
Collegevoorzitter Anka Mulder kondigde een jaar geleden aan dat een externe consultant onderzoek zou gaan doen naar wat er niet goed ging bij de implementatie van AFAS. Want daar waren flink wat problemen mee, die Mulder noopten om toenmalig bestuurder Jan-Willem Meinsma van het project af te halen, de Raad van Toezicht te informeren over de problematiek en het project onafhankelijk te laten evalueren.
KPMG interviewde meer dan dertig medewerkers die bij de implementatie van AFAS betrokken waren, analyseerde 27 vastleggingen van stuurgroep-overleg, 26 specifieke documenten en een uittreksel van CvB-notulen. Doel van de evaluatie is om aanbevelingen te geven voor toekomstige projecten, niet op het beoordelen van persoonlijk functioneren.
Gerelateerde artikelen
Studenten koken en dineren met directeuren en leiders; “Er is een generatiekloof”
Een wel heel bijzondere manier van netwerken: tijdens Cook with the Bosses koken en dineren studenten met managers en leiders van verschillende organisaties. In restaurant Rollecate in het gebouw in Deventer leerden ze elkaar en het werkveld donderdagavond beter kennen. Het blijkt dat de bosses ook nog veel van de studenten kunnen leren. “Soms ben ik wel jaloers op ze.”
Column: Binair stelsel
Oh leuk, er is weer eens een discussie gaande over de positie van hogescholen ten opzichte van universiteiten, het zogenaamde binaire stelsel. Er is immers weinig anders aan de hand in de wereld, laat staan het hoger onderwijs.
Voordelig je studieschuld aflossen via het keuzebudget, maar niet als je op Saxion (of een andere hogeschool) werkt
Bij steeds meer bedrijven en (overheids)organisaties kunnen werknemers hun keuzebudget gebruiken om studieschuld af te lossen. Daardoor is het mogelijk om zonder loonbelasting een deel van de schuld af te betalen. Werk je bij een hogeschool of universiteit dan is dit niet het geval. “Bij de cao-onderhandelingen moesten we keuzes maken.”