Evaluatie; Invoering AFAS kostte drie miljoen meer dan begroot
De invoering van AFAS ging zo’n drie miljoen over het goedgekeurde budget van zes miljoen euro, de extra benodigde tijd om live te gaan was beperkt en er is nauwelijks aan risicomanagement gedaan. Dat blijkt uit een externe evaluatie van de implementatie van AFAS. “Gedurende het project heeft de organisatie veel druk ervaren en grote inzet geleverd, leidend tot uitval en verloop.”
Alleen de managementsamenvatting van de evaluatie door consultancybureau KPMG is openbaar gemaakt door het college van bestuur, omdat in het volledige rapport oordelen tot personen herleidbaar zijn. De samenvatting wordt woensdag besproken met de centrale medezeggenschap.
KPMG schrijft dat er een ‘informele projectsturing’ was, en dat er geen goede sturing was op het budget. Saxion koos met de invoering van AFAS voor een project dat niet alleen de implementatie van de bedrijfssoftware behelsde, maar koos ook voor het optimaliseren van bedrijfsvoerings-processen. “Theoretisch kan dit werken, maar praktisch vergt dit uitgebreide voorbereiding en dijkbewaking.”
Professionele cultuur
De evaluatie roemt de inzet en het doorzettingsvermogen van de medewerkers van Saxion, maar wijst tegelijk naar professionele cultuur, waar wel wat op aan te merken is. “Saxion heeft veel betrokken medewerkers. Desalniettemin hebben medewerkers in alle lagen van het project gedrag vertoond dat niet overeenkomt met professionele standaarden”, schrijft KPMG. Het advies is om de helderheid over de vigerende kaders van het werk te vergroten, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid.
Collegevoorzitter Anka Mulder kondigde een jaar geleden aan dat een externe consultant onderzoek zou gaan doen naar wat er niet goed ging bij de implementatie van AFAS. Want daar waren flink wat problemen mee, die Mulder noopten om toenmalig bestuurder Jan-Willem Meinsma van het project af te halen, de Raad van Toezicht te informeren over de problematiek en het project onafhankelijk te laten evalueren.
KPMG interviewde meer dan dertig medewerkers die bij de implementatie van AFAS betrokken waren, analyseerde 27 vastleggingen van stuurgroep-overleg, 26 specifieke documenten en een uittreksel van CvB-notulen. Doel van de evaluatie is om aanbevelingen te geven voor toekomstige projecten, niet op het beoordelen van persoonlijk functioneren.
Gerelateerde artikelen
“Disproportioneel en ingrijpend in dagelijks (werk)leven”; medewerkers vragen CvB om invoering Mobile Application Manager stop te zetten
Zet de invoering van Mobile Application Management, dat zowel op werk- als privétoestellen die Saxion-apps gebruiken, per direct on hold. Dat vraagt een groep medewerkers van de academie Mens en Maatschappij aan het college van bestuur. Zij voelen zich overvallen door nieuwe beperkingen, zoals het blokkeren van de integratie van de werkagenda in de privéagenda. “Wij ervaren deze maatregel als disproportioneel en ingrijpend in ons dagelijks (werk)leven”, schrijven ze in een e-mail. Het CvB zegt het signaal serieus te nemen, en gaat evalueren.
Poolse studente naar rechter om hoogte aanvullende beurs, maar minister hoeft bedrag niet te herzien
Een CMGT-studente uit Polen stapte naar de rechter omdat ze de aanvullende beurs die ze van september tot en met december 2023 kreeg te laag vond. Volgens haar is er geen rekening gehouden met de werkelijke inkomsten van haar ouders, die een eigen bedrijf hebben in Polen. De rechter vroeg om nadere gegevens, maar die kon de studente niet overleggen, omdat ze naar eigen zeggen geen accountant kan betalen.
Cartoon GUUS: AI
GUUS is terug. En niet alleen: net als vele studenten schakelde hij elektronische hulp in, al maakte hij deze tekening gewoon zelf.