Evaluatie; Invoering AFAS kostte drie miljoen meer dan begroot
De invoering van AFAS ging zo’n drie miljoen over het goedgekeurde budget van zes miljoen euro, de extra benodigde tijd om live te gaan was beperkt en er is nauwelijks aan risicomanagement gedaan. Dat blijkt uit een externe evaluatie van de implementatie van AFAS. “Gedurende het project heeft de organisatie veel druk ervaren en grote inzet geleverd, leidend tot uitval en verloop.”
Alleen de managementsamenvatting van de evaluatie door consultancybureau KPMG is openbaar gemaakt door het college van bestuur, omdat in het volledige rapport oordelen tot personen herleidbaar zijn. De samenvatting wordt woensdag besproken met de centrale medezeggenschap.
KPMG schrijft dat er een ‘informele projectsturing’ was, en dat er geen goede sturing was op het budget. Saxion koos met de invoering van AFAS voor een project dat niet alleen de implementatie van de bedrijfssoftware behelsde, maar koos ook voor het optimaliseren van bedrijfsvoerings-processen. “Theoretisch kan dit werken, maar praktisch vergt dit uitgebreide voorbereiding en dijkbewaking.”
Professionele cultuur
De evaluatie roemt de inzet en het doorzettingsvermogen van de medewerkers van Saxion, maar wijst tegelijk naar professionele cultuur, waar wel wat op aan te merken is. “Saxion heeft veel betrokken medewerkers. Desalniettemin hebben medewerkers in alle lagen van het project gedrag vertoond dat niet overeenkomt met professionele standaarden”, schrijft KPMG. Het advies is om de helderheid over de vigerende kaders van het werk te vergroten, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid.
Collegevoorzitter Anka Mulder kondigde een jaar geleden aan dat een externe consultant onderzoek zou gaan doen naar wat er niet goed ging bij de implementatie van AFAS. Want daar waren flink wat problemen mee, die Mulder noopten om toenmalig bestuurder Jan-Willem Meinsma van het project af te halen, de Raad van Toezicht te informeren over de problematiek en het project onafhankelijk te laten evalueren.
KPMG interviewde meer dan dertig medewerkers die bij de implementatie van AFAS betrokken waren, analyseerde 27 vastleggingen van stuurgroep-overleg, 26 specifieke documenten en een uittreksel van CvB-notulen. Doel van de evaluatie is om aanbevelingen te geven voor toekomstige projecten, niet op het beoordelen van persoonlijk functioneren.
Gerelateerde artikelen
Column: Lerend vermogen
Ik had voor deze maand eigenlijk een luchtige column geschreven, over grappige lobbyvoorstellen die Saxion zou kunnen doen in aanloop naar de verkiezingen. Dat had een aantal redenen: er is in deze tijd al genoeg om somber over te zijn, bovendien blijken luchtige columns een goede manier om prijzen te winnen.
Anouk Rösken in Opgevallen: “Studenten mogen mij altijd appen, zo van: hey yo, ik loop hier tegenaan”
In deze aflevering van Opgevallen: Anouk Rösken (35), docente aan de opleiding Toegepaste Psychologie. Als voormalig jeugdhulpverlener kwam ze tien jaar lang ‘echt van alles’ tegen, dus schrikt ze niet zo snel van de kwetsbaarheden en problemen van studenten. Integendeel. “Sommige studenten maken echt een diepe indruk op me. Ik leer van hen en zij van mij.”
Saxion wil gebouwen ‘slimmer’ indelen, onderzoekt bezuiniging door afstoten of verhuren ruimtes
Saxion onderzoekt een herindeling van haar gebouwen. Door opleidingen en lectoraten die bij elkaar passen te clusteren ontstaat meer levendigheid én kwaliteit, is de gedachte. Bovendien kunnen de ruimtes dan ‘efficiënter’ gebruikt worden. Om extra geld te besparen wordt gekeken naar het afstoten of verhuren van vierkante meters die nu door Saxion in gebruik zijn.