Evaluatie; Invoering AFAS kostte drie miljoen meer dan begroot
De invoering van AFAS ging zo’n drie miljoen over het goedgekeurde budget van zes miljoen euro, de extra benodigde tijd om live te gaan was beperkt en er is nauwelijks aan risicomanagement gedaan. Dat blijkt uit een externe evaluatie van de implementatie van AFAS. “Gedurende het project heeft de organisatie veel druk ervaren en grote inzet geleverd, leidend tot uitval en verloop.”
Alleen de managementsamenvatting van de evaluatie door consultancybureau KPMG is openbaar gemaakt door het college van bestuur, omdat in het volledige rapport oordelen tot personen herleidbaar zijn. De samenvatting wordt woensdag besproken met de centrale medezeggenschap.
KPMG schrijft dat er een ‘informele projectsturing’ was, en dat er geen goede sturing was op het budget. Saxion koos met de invoering van AFAS voor een project dat niet alleen de implementatie van de bedrijfssoftware behelsde, maar koos ook voor het optimaliseren van bedrijfsvoerings-processen. “Theoretisch kan dit werken, maar praktisch vergt dit uitgebreide voorbereiding en dijkbewaking.”
Professionele cultuur
De evaluatie roemt de inzet en het doorzettingsvermogen van de medewerkers van Saxion, maar wijst tegelijk naar professionele cultuur, waar wel wat op aan te merken is. “Saxion heeft veel betrokken medewerkers. Desalniettemin hebben medewerkers in alle lagen van het project gedrag vertoond dat niet overeenkomt met professionele standaarden”, schrijft KPMG. Het advies is om de helderheid over de vigerende kaders van het werk te vergroten, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid.
Collegevoorzitter Anka Mulder kondigde een jaar geleden aan dat een externe consultant onderzoek zou gaan doen naar wat er niet goed ging bij de implementatie van AFAS. Want daar waren flink wat problemen mee, die Mulder noopten om toenmalig bestuurder Jan-Willem Meinsma van het project af te halen, de Raad van Toezicht te informeren over de problematiek en het project onafhankelijk te laten evalueren.
KPMG interviewde meer dan dertig medewerkers die bij de implementatie van AFAS betrokken waren, analyseerde 27 vastleggingen van stuurgroep-overleg, 26 specifieke documenten en een uittreksel van CvB-notulen. Doel van de evaluatie is om aanbevelingen te geven voor toekomstige projecten, niet op het beoordelen van persoonlijk functioneren.
Gerelateerde artikelen
Twee studentenfilms genomineerd voor Gouden Boeskoolmenneke
Het Gouden Boeskoolmenneke is natuurlijk geen Oscar of Gouden Kalf. Maar toch, twee korte films van Creative Business-studenten zijn genomineerd voor het Short Filmfestival zaterdag in het filmhuis Oldenzaal. Ze maakten die voor de minor Audivisuele Storytelling. “Dit smaakt naar meer!”
Thuisgroepen en huiskamers een groot succes? Medezeggenschap heeft z’n twijfels
De Centrale Medezeggenschap was in de laatste overlegvergadering met het college van bestuur kritisch over de ‘thuisgroepen’ en de ‘huiskamers’. Die zijn volgens het bestuur een succes, maar de medezeggenschap denkt daar anders over. “Studenten weten niet wat een thuisgroep is, of wat het belang daarvan is. En we vragen ons af wat de toegevoegde waarde van de huiskamer is.”
Onbezongen held Edwin Vaanholt: “Saxion is een grote warme theemuts”
Als beveiliger ziet Edwin Vaanholt buiten Saxion vaak het allerslechtste van de mens. “Volwassen mensen die zich gedragen als een stel monsters.” Daarom geniet hij des te meer van zijn werk hier, al is het ook weer niet zo dat op de hogeschool helemaal niets gebeurd. “Het is hier misschien niet alle dagen spannend, maar dat laat vooral zien dat we ons werk goed doen.”