Evaluatie; Invoering AFAS kostte drie miljoen meer dan begroot
De invoering van AFAS ging zo’n drie miljoen over het goedgekeurde budget van zes miljoen euro, de extra benodigde tijd om live te gaan was beperkt en er is nauwelijks aan risicomanagement gedaan. Dat blijkt uit een externe evaluatie van de implementatie van AFAS. “Gedurende het project heeft de organisatie veel druk ervaren en grote inzet geleverd, leidend tot uitval en verloop.”
Alleen de managementsamenvatting van de evaluatie door consultancybureau KPMG is openbaar gemaakt door het college van bestuur, omdat in het volledige rapport oordelen tot personen herleidbaar zijn. De samenvatting wordt woensdag besproken met de centrale medezeggenschap.
KPMG schrijft dat er een ‘informele projectsturing’ was, en dat er geen goede sturing was op het budget. Saxion koos met de invoering van AFAS voor een project dat niet alleen de implementatie van de bedrijfssoftware behelsde, maar koos ook voor het optimaliseren van bedrijfsvoerings-processen. “Theoretisch kan dit werken, maar praktisch vergt dit uitgebreide voorbereiding en dijkbewaking.”
Professionele cultuur
De evaluatie roemt de inzet en het doorzettingsvermogen van de medewerkers van Saxion, maar wijst tegelijk naar professionele cultuur, waar wel wat op aan te merken is. “Saxion heeft veel betrokken medewerkers. Desalniettemin hebben medewerkers in alle lagen van het project gedrag vertoond dat niet overeenkomt met professionele standaarden”, schrijft KPMG. Het advies is om de helderheid over de vigerende kaders van het werk te vergroten, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid.
Collegevoorzitter Anka Mulder kondigde een jaar geleden aan dat een externe consultant onderzoek zou gaan doen naar wat er niet goed ging bij de implementatie van AFAS. Want daar waren flink wat problemen mee, die Mulder noopten om toenmalig bestuurder Jan-Willem Meinsma van het project af te halen, de Raad van Toezicht te informeren over de problematiek en het project onafhankelijk te laten evalueren.
KPMG interviewde meer dan dertig medewerkers die bij de implementatie van AFAS betrokken waren, analyseerde 27 vastleggingen van stuurgroep-overleg, 26 specifieke documenten en een uittreksel van CvB-notulen. Doel van de evaluatie is om aanbevelingen te geven voor toekomstige projecten, niet op het beoordelen van persoonlijk functioneren.
Gerelateerde artikelen
Toegepaste Psychologie heeft weer een studievereniging: Hippocampus
In coronatijd ging de studievereniging van de opleiding Toegepaste Psychologie ten onder. Met Hippocampus komt er nu een nieuwe studievereniging. Volgens de nieuwe voorzitter staan de studenten in de rij. “Ik verwacht wel 200 tot 300 leden.”
Monnikenwerk onthult sluipverbruik: 80 procent dockingstations en 70 procent beeldschermen bleef in zomervakantie op stand-by
Brandende lampjes van dockingstations en beeldschermen zorgen op Saxion jaarlijks voor een sluipverbruik dat gelijkstaat aan dat van vijftien huishoudens. En alleen al in de zomervakantie werd er voor twee huishoudens op jaarbasis aan stroom gebruikt, omdat 70 procent van de beeldschermen en 80 procent van de lampjes van dockingstations nog brandde, blijkt uit veldonderzoek van het Sustainable Saxion Team (SST). “Ik denk dat veel mensen dit echt niet doorhebben.”
Onbezongen Held Frank Poorthuis: “Ik ben misschien wel de meest sociale IT-er”
Sommige mensen slaan dicht als je ze interviewt. ICT-ondersteuner Frank Poorthuis (25 jaar in dienst) blijkt het tegenovergestelde. Eigenlijk hoeft zo’n interview niet zo nodig, zegt hij eerst nog. Eenmaal op de praatstoel blijkt hij een nauwelijks te stoppen natuurkracht. Daarbij neemt hij geen blad voor de mond. “Dan scheelt het misschien dat ik wat ouder ben.” Toch trekt ook hij ergens de grens. “Dat ik postzegels verzamel moet je niet opschrijven, dat komt zo oubollig over.”