Evaluatie; Invoering AFAS kostte drie miljoen meer dan begroot
De invoering van AFAS ging zo’n drie miljoen over het goedgekeurde budget van zes miljoen euro, de extra benodigde tijd om live te gaan was beperkt en er is nauwelijks aan risicomanagement gedaan. Dat blijkt uit een externe evaluatie van de implementatie van AFAS. “Gedurende het project heeft de organisatie veel druk ervaren en grote inzet geleverd, leidend tot uitval en verloop.”
Alleen de managementsamenvatting van de evaluatie door consultancybureau KPMG is openbaar gemaakt door het college van bestuur, omdat in het volledige rapport oordelen tot personen herleidbaar zijn. De samenvatting wordt woensdag besproken met de centrale medezeggenschap.
KPMG schrijft dat er een ‘informele projectsturing’ was, en dat er geen goede sturing was op het budget. Saxion koos met de invoering van AFAS voor een project dat niet alleen de implementatie van de bedrijfssoftware behelsde, maar koos ook voor het optimaliseren van bedrijfsvoerings-processen. “Theoretisch kan dit werken, maar praktisch vergt dit uitgebreide voorbereiding en dijkbewaking.”
Professionele cultuur
De evaluatie roemt de inzet en het doorzettingsvermogen van de medewerkers van Saxion, maar wijst tegelijk naar professionele cultuur, waar wel wat op aan te merken is. “Saxion heeft veel betrokken medewerkers. Desalniettemin hebben medewerkers in alle lagen van het project gedrag vertoond dat niet overeenkomt met professionele standaarden”, schrijft KPMG. Het advies is om de helderheid over de vigerende kaders van het werk te vergroten, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid.
Collegevoorzitter Anka Mulder kondigde een jaar geleden aan dat een externe consultant onderzoek zou gaan doen naar wat er niet goed ging bij de implementatie van AFAS. Want daar waren flink wat problemen mee, die Mulder noopten om toenmalig bestuurder Jan-Willem Meinsma van het project af te halen, de Raad van Toezicht te informeren over de problematiek en het project onafhankelijk te laten evalueren.
KPMG interviewde meer dan dertig medewerkers die bij de implementatie van AFAS betrokken waren, analyseerde 27 vastleggingen van stuurgroep-overleg, 26 specifieke documenten en een uittreksel van CvB-notulen. Doel van de evaluatie is om aanbevelingen te geven voor toekomstige projecten, niet op het beoordelen van persoonlijk functioneren.
Gerelateerde artikelen
Comic: Zon, Zee... en Stress?!
Fijne vakantie! In haar laatste comic voor de zomervakantie geniet cartooniste Stefanie Heil alvast van haar welverdiende rust. Alhoewel...
Saxion stopt vanaf september TikTok; “Was belangrijk voor werving”
Het CvB heeft besloten om per 1 september te stoppen met het gebruik van TikTok. Volgens Karin Jansen, directeur Marketing & Communicatie, speelt de app een belangrijke rol bij de werving van nationale en internationale studenten. Wegens privacy, digitale veiligheid en publieke waarden stopt Saxion toch met het gebruik van de app.
Evi’s dateleed (12): Over en uit
Het zit erop. Het is klaar. Over en uit met de pret. De romantiek is niet dood gelukkig, juist springlevend. Maar deze rubriek is wel eindig en dat einde is nu aangebroken. Na 12 afleveringen is het klaar met dateleed. In mijn dateleven gaat het nog steeds bijzonder goed. Door de sleutel van haar huis aan mijn sleutelbos kan ik naar binnen wanneer ik wil. We hebben een waslijst aan activiteiten die we nog gaan doen en er liggen zelfs plannen om samen op vakantie te gaan.