Evaluatie; Invoering AFAS kostte drie miljoen meer dan begroot
De invoering van AFAS ging zo’n drie miljoen over het goedgekeurde budget van zes miljoen euro, de extra benodigde tijd om live te gaan was beperkt en er is nauwelijks aan risicomanagement gedaan. Dat blijkt uit een externe evaluatie van de implementatie van AFAS. “Gedurende het project heeft de organisatie veel druk ervaren en grote inzet geleverd, leidend tot uitval en verloop.”
Alleen de managementsamenvatting van de evaluatie door consultancybureau KPMG is openbaar gemaakt door het college van bestuur, omdat in het volledige rapport oordelen tot personen herleidbaar zijn. De samenvatting wordt woensdag besproken met de centrale medezeggenschap.
KPMG schrijft dat er een ‘informele projectsturing’ was, en dat er geen goede sturing was op het budget. Saxion koos met de invoering van AFAS voor een project dat niet alleen de implementatie van de bedrijfssoftware behelsde, maar koos ook voor het optimaliseren van bedrijfsvoerings-processen. “Theoretisch kan dit werken, maar praktisch vergt dit uitgebreide voorbereiding en dijkbewaking.”
Professionele cultuur
De evaluatie roemt de inzet en het doorzettingsvermogen van de medewerkers van Saxion, maar wijst tegelijk naar professionele cultuur, waar wel wat op aan te merken is. “Saxion heeft veel betrokken medewerkers. Desalniettemin hebben medewerkers in alle lagen van het project gedrag vertoond dat niet overeenkomt met professionele standaarden”, schrijft KPMG. Het advies is om de helderheid over de vigerende kaders van het werk te vergroten, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid.
Collegevoorzitter Anka Mulder kondigde een jaar geleden aan dat een externe consultant onderzoek zou gaan doen naar wat er niet goed ging bij de implementatie van AFAS. Want daar waren flink wat problemen mee, die Mulder noopten om toenmalig bestuurder Jan-Willem Meinsma van het project af te halen, de Raad van Toezicht te informeren over de problematiek en het project onafhankelijk te laten evalueren.
KPMG interviewde meer dan dertig medewerkers die bij de implementatie van AFAS betrokken waren, analyseerde 27 vastleggingen van stuurgroep-overleg, 26 specifieke documenten en een uittreksel van CvB-notulen. Doel van de evaluatie is om aanbevelingen te geven voor toekomstige projecten, niet op het beoordelen van persoonlijk functioneren.
Gerelateerde artikelen
Column: Poep
De website van het CBS is soms een mooie en wonderlijke plek voor informatie die ik nog niet had, maar waarvan ik ook niet wist dat het leven er een beetje grappiger door zou worden. Bijvoorbeeld hoe oud motorrijders en hun motor zijn of hoeveel mensen last hebben van hondenpoep in hun buurt (6 op de 10 in 2024, een stijging van 57% ten opzichte van 2023). Gemeentes zijn er maar druk mee.
Sociaal plan voor directeuren bekend: Saxion hoopt gedwongen ontslagen te voorkomen, maar sluit ze niet uit
Het overgrote deel van de door de interne reorganisatie overtallig geworden directeuren zal Saxion gaan verlaten. Saxion hoopt gedwongen ontslagen te voorkomen, maar sluit ze niet uit. Dat wordt duidelijk uit het sociaal plan voor de boventallige directeuren. Er komt nog een apart sociaal plan voor overige medewerkers.
Evi’s dateleed (6): Onderbuikgevoel
Het is klaar met Kos. Ik val maar meteen met de deur in huis. Onverwacht nieuws als je mijn vorige column(s) hebt gelezen. Alles leek zo voorspoedig, rooskleurig, gezellig en onbezonnen.