Evaluatie; Invoering AFAS kostte drie miljoen meer dan begroot
De invoering van AFAS ging zo’n drie miljoen over het goedgekeurde budget van zes miljoen euro, de extra benodigde tijd om live te gaan was beperkt en er is nauwelijks aan risicomanagement gedaan. Dat blijkt uit een externe evaluatie van de implementatie van AFAS. “Gedurende het project heeft de organisatie veel druk ervaren en grote inzet geleverd, leidend tot uitval en verloop.”
Alleen de managementsamenvatting van de evaluatie door consultancybureau KPMG is openbaar gemaakt door het college van bestuur, omdat in het volledige rapport oordelen tot personen herleidbaar zijn. De samenvatting wordt woensdag besproken met de centrale medezeggenschap.
KPMG schrijft dat er een ‘informele projectsturing’ was, en dat er geen goede sturing was op het budget. Saxion koos met de invoering van AFAS voor een project dat niet alleen de implementatie van de bedrijfssoftware behelsde, maar koos ook voor het optimaliseren van bedrijfsvoerings-processen. “Theoretisch kan dit werken, maar praktisch vergt dit uitgebreide voorbereiding en dijkbewaking.”
Professionele cultuur
De evaluatie roemt de inzet en het doorzettingsvermogen van de medewerkers van Saxion, maar wijst tegelijk naar professionele cultuur, waar wel wat op aan te merken is. “Saxion heeft veel betrokken medewerkers. Desalniettemin hebben medewerkers in alle lagen van het project gedrag vertoond dat niet overeenkomt met professionele standaarden”, schrijft KPMG. Het advies is om de helderheid over de vigerende kaders van het werk te vergroten, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid.
Collegevoorzitter Anka Mulder kondigde een jaar geleden aan dat een externe consultant onderzoek zou gaan doen naar wat er niet goed ging bij de implementatie van AFAS. Want daar waren flink wat problemen mee, die Mulder noopten om toenmalig bestuurder Jan-Willem Meinsma van het project af te halen, de Raad van Toezicht te informeren over de problematiek en het project onafhankelijk te laten evalueren.
KPMG interviewde meer dan dertig medewerkers die bij de implementatie van AFAS betrokken waren, analyseerde 27 vastleggingen van stuurgroep-overleg, 26 specifieke documenten en een uittreksel van CvB-notulen. Doel van de evaluatie is om aanbevelingen te geven voor toekomstige projecten, niet op het beoordelen van persoonlijk functioneren.
Gerelateerde artikelen
Saxion sluit 2024 af met 7,5 miljoen in de plus; maar bezuinigingen blijven nodig
Waar een negatief resultaat van 3 ton begroot was, sluit Saxion 2024 af met een overschot van 7,5 miljoen euro. Dat blijkt uit het onlangs gepubliceerde jaarverslag. Het bedrag is toegevoegd aan de reserves, die daarmee groeien naar 123 miljoen. Maar de financiële zorgen en de miljoenenbezuinigingen blijven bestaan. Bestuurder Richard Wielinga: “Voor 2025 lijken we uit te komen op een negatief resultaat.”
Strengere regels rondom alcohol; voor 16 uur geen druppel en alcoholvrije diploma-uitreikingen
Saxion heeft na evaluatie een nieuwe versie van het alcoholbeleid vastgesteld, dat verder gaat dan het beleid uit 2023. De studieverenigingen mochten al geen alcoholische dranken nuttigen voor 16 uur in de verenigingsruimte, dat geldt nu voor iedereen binnen Saxion – ook medewerkers en bezoekers. Ook diploma-uitreikingen zijn voortaan alcoholvrij en alcohol als relatiegeschenk is verleden tijd.
Weinig betrokkenheid? Student Marcel vervult op Saxion zo’n beetje elke rol die je maar kunt bedenken
Waar de hogeschool vaak moet schrapen om studenten te vinden voor functies, vervult Toegepaste Psychologiestudent Marcel van Dongen een enorm aantal rollen in het hart van Saxion. In zijn tweede jaar ontdekte hij dat hij er ‘wel wat bij kon doen’ en dat liep een beetje uit de hand. “Overal aangenomen worden was ook niet helemaal de bedoeling.”