Commentaar: Een beetje openbaar

De invoering van AFAS was niet veel minder dan een drama. Met zo’n drie miljoen euro ontstond een budgetoverschrijding van 50 procent en er werd nauwelijks aan risicomanagement gedaan. En misschien nog wel de hefstigste conclusie uit de ‘externe evaluatie’ van consultancybureau KPMG: grote druk op de organisatie, leidend tot uitval en verloop.

Dat noopte collegevoorzitter Anka Mulder een jaar geleden om het roer om te gooien: de verantwoordelijke bestuurder werd van het project gehaald en de Raad van Toezicht werd ingelicht. En ze kondigde een externe evaluatie aan, want AFAS was niet het enige monsterproject, ook de invoering van Brightspace (de opvolger van Blackboard) stond op de rol.

Maar wie benieuwd is naar die evaluatie en wat daarvan nu precies te leren valt, tast vooral in het duister. De managementsamenvatting, 2 A4’tjes kort, werd gedeeld met de Centrale Medezeggenschapsraad en zal waarschijnlijk door geïnteresseerden op te vragen zijn bij het secretariaat van de CMR (de stukken worden namelijk niet, zoals op andere instellingen, actief openbaar gemaakt).

Potsierlijke vertoning

Maar het rapport zelf is door het college van bestuur als vertrouwelijk bestempeld. En ook de CMR, die fungeert als adviesorgaan, maar ook als waakhond (ze heeft adviesrecht én instemmingsrecht op beleid), maakte geen enkel probleem van die vertrouwelijkheid. In een potsierlijke vertoning vroeg de CMR vorige week aan het college van bestuur om transparantie, maar dan alleen naar (een deel van) de CMR zelf, bijvoorbeeld naar haar dagelijks bestuur. Met de belofte dat die groep het complete rapport niet verder zal verspreiden.

Daar is van alles over te zeggen. Maar laten we beginnen met de drie miljoen budgetoverschrijding. Dat is belastinggeld, en goed bestuur van een publieke instelling zou over dat uitgegeven geld verantwoording moeten afleggen. Natuurlijk kunnen er dingen misgaan, zoals overal geldt: waar gehakt wordt vallen spaanders.

Maar wees daar transparant en eerlijk over, niet alleen naar een kleine groep betrokkenen en een gekozen afvaardiging die a priori geheimhouding belooft. Daarnaast, het consultancybureau KPMG zal – als gerommeerde partij – een flink uurtarief hanteren. Het opgeleverde rapport behoort niet alleen de bestuurders van Saxion toe, maar ook de belastingbetaler, die er ultimo voor betaalde.

Verlengstuk van het bestuur

Een ander aspect is de opstelling van de medezeggenschap, die zich door haar belofte – uit eigen beweging – tot geheimhouding als ze het rapport krijgt, als een verlengstuk van het college van bestuur opstelt. In uitzonderlijke gevallen is er iets voor te zeggen om in te stemmen met niet-openbaarheid, bijvoorbeeld als het gaat om concurrentie-gevoelige informatie of privacyoverwegingen. Maar dat is pas op het eind van een redenering: voorop zou moeten staan dat de medezeggenschap een gekozen afvaardiging is van de Saxion-gemeenschap, en verantwoording en transparantie richting die gemeenschap zou leidend moeten zijn.

Nu is het argument van het college van bestuur precies één van de redenen die wel kunnen leiden tot vertrouwelijkheid, namelijk privacy. Personen die ‘niet professioneel gedrag’ hebben vertoond zouden met naam en toenaam in het rapport staan, en als dat niet zo is, dan zijn ze herleidbaar via de functie die ze bekleden. Maar vertrouwelijkheid om deze reden is wel een erg ruime opvatting van privacy: mensen in functies horen juist aanspreekbaar te zijn op hun functioneren. Het waarborgen van privacy is an sich een sterk argument, maar daar zijn andere oplossingen voor te vinden dan het vertrouwelijk verklaren van een evaluatierapport.

Dan is er nog het argument van het college van bestuur dat deze evaluatie niet mag leiden tot een bijltjesdag, zoals collegevoorzitter Anke Mulder het noemde. Ze wil een evaluatie waar de organisatie van kan leren, maar niet om mensen aan te spreken op hun functioneren. Deze bestuurlijke reflex zien we vaker als er iets mis is gegaan. Evalueren is goed, maar als dat rapport er eenmaal is moet de blik naar de toekomst.

Vooruit kijken

Dat zien we deze dagen aan de TU Delft gebeuren, waar het bestuur vooruit wil kijken na een vernietigend rapport van de Inspectie van het Onderwijs over grensoverschrijdend gedrag. En ook hier stemt de medezeggenschap in met gesloten deuren, met het argument ‘transparantie komt hierna’. En aan de hogeschool Rotterdam mag niets naar buiten komen over een onderzoeksrapport van bureau Berenschot over de werksfeer en veiligheid bij het Expertisecentrum Maatschappelijke Innovatie.

Terug naar de management samenvatting van KPMG over de invoering van AFAS. Daarin staan een aantal aanbevelingen aan Saxion. Eén klinkende daarin is: vergroot de helderheid over de vigerende kaders van het werk, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid. En precies dat laat het bestuur van Saxion, en in het verlengde daarvan de Centrale Medezeggenschap, nu na. Een kostbare externe evaluatie is er niet om door een beperkt aantal mensen gelezen te worden, en vervolgens achter slot en grendel te verdwijnen.

Laat Saxion werk maken van aanspreekbaarheid en bespreekbaarheid. Geen bijltjesdag, geen reprimandes, geen openbare terechtstellingen of gedwongen ontslagen. Maar gewoon erkennen dat er dingen mis zijn gegaan, hoe dat kon en welke rollen daarin zijn gespeeld. Zoals Nelson Mandela ons leerde: waarheidsvinding komt voor verzoening. En pas daarna kun je écht verbeteren.