Evaluatie invoering AFAS toch openbaar, als ruim dertig geïnterviewden toestemming geven

Als die toestemming er komt, is het plan om inzage te geven in een geanonimiseerde versie van het rapport. Ook wordt er dan een overzicht gemaakt van de aanbevelingen die door Saxion zijn overgenomen, en die worden dan ‘breed intern verspreid.’

De Centrale Medezeggenschap (CMR) vroeg eerder dit jaar om openbaarmaking van de KPMG-evaluatie naar de invoering van AFAS. Dit rapport werd gedeeld met het dagelijks bestuur van de CMR, onder de afspraak dat het niet verder zou worden verspreid.

Maar na inzage zag het dagelijks bestuur geen privacy-redenen om het rapport vertrouwelijk te houden. Volgens de CMR zijn conclusies namelijk niet herleidbaar tot personen, zoals het CvB aangaf. En waar dat wel zo is, zou dat makkelijk op te lossen zijn. Ook dit nieuwsmedium vroeg het rapport op, maar kreeg het niet.  

Maar het college van bestuur heeft nog een ander bezwaar tegen openbaarmaking van de evaluatie. Er zijn namelijk interviews gehouden met meer dan dertig mensen, en die zouden vooraf vertrouwelijkheid zijn toegezegd. “Daarmee willen wij rekening houden”, schrijft het college van bestuur in beantwoording van vragen vanuit de medezeggenschap. “Wij denken daarnaast dat openbaarmaking mogelijk een rem kan zetten op de bereidheid van medewerkers om in de toekomst aan evaluatieonderzoek mee te werken en dat is juist niet het belang van de organisatie.”

Tegelijk laat het college van bestuur weten dat er niets geheimzinnigs aan het rapport is, en dat het inderdaad belangrijk is om zoveel mogelijk te leren van de invoering van AFAS.

Milan Wolf, lid van het dagelijks bestuur van de CMR, zegt dat zij openbaarheid nog steeds belangrijk vinden, omdat de organisatie kan leren van de fouten die gemaakt zijn. “Dat geven we het college van bestuur mee.” Hij zegt ook dat de reactie van het bestuur op de schriftelijke vragen weer teruggaat naar de CMR.

Vooraf vertrouwelijkheid beloofd

Het belang van openbaarheid ziet het college van bestuur ook, zegt woordvoerder Karin Effing. “Het zou goed zijn als collega’s kennis kunnen nemen van de leerpunten. Daarom kijken we nu of we dat kunnen organiseren. We hebben geïnterviewden vooraf vertrouwelijkheid beloofd, en die belofte willen we ook nakomen.” Dat is belangrijk volgens Effing, omdat je in een eventueel toekomstig geval ook medewerkers bereid wil vinden om mee te werken aan een evaluatie.

Consequentie daarvan is wel dat de toestemming van meer dan dertig geïnterviewden nodig is, beaamt Effing. Als dat gebeurt, dan is het waarschijnlijk dat de verbeterpunten die Saxion overnam op mijnsaxion worden geplaatst, met een link om het hele document op te vragen. “Met de intentie om de leerpunten te delen”, aldus de woordvoerder. “Voorop staat dat het belangrijk is om te leren van de evaluatie.”

Het bestuur is nu bezig met toestemming vragen, zegt Effing. Daarnaast moet het rapport nog anoniem gemaakt worden. Daarmee zal het waarschijnlijk niet lukken dit voor de vakantie af te ronden, beaamt ze.